HANDS-FDF (Faculty Development Fellowship） - スピード整理5つの新常識

スピード整理「5つの新常識」↑

要約：阪本直人

A.日経ビジネス　associe 　日経BP 2007 01・02　P.24-55より要約
B.月刊アスキー 世界の勝ち組とWeb2.0 No.1を奪取できるビジネスヒント　ほんの一部　より

整理が楽になる新常識5箇条(A.の24ページから)

1.ワンポケット原則
2.ライブ情報のみ抽出
3.時間軸で管理・検索
4.かっちりしすぎない
5.整理の目的を明確化

≪上記の解説、私的Comment≫

1.ワンポケット原則↑

1つにまとめることで、「そこに必ずある」という安心感が得られる。
具体的には、書類を箱などに塊で、収納すればよい。
このことで、整理の負担も軽減ばかりでなく、
分散することによる紛失の恐れを軽減し、余計な心配も減る。

2.ライブ情報のみ抽出↑

すべてをデータベース化すると、かえって検索しにくくなる。
実際に使っている情報だけを抜き出し、ひとまとまりにする。(実際に動いているものはそれほど多くないため、整理しなくてよい。)
そのことで、時間と労力の無駄も省ける。

・使ったファイルをしまうときは、いちばん手前に置く。こうすることで、古いファイルが後に追いやられて行く。

≪コメント≫
・ちなみに、googleサーチも時間軸で検索できるようになっている。タイムライン検索。

cf.いるかも知れない症候群
・いるかもしれないと何でも残していると、ゴミの山の中で、何も探し出せない。

3.時間軸で管理・検索↑

時間軸なら簡単に管理できて、なおかつ思い出しやすい。

ノート一冊に複数のプロジェクトの内容を記録していっても、時系列に並んでいれば、どの辺りに何が書かれているか見当がつく。
仮に、テーマ別に分けても内容によっては数ページしか書かないノートが出てくる。それを保管しても紛失しやすい。

4.かっちりしすぎない↑

厳密なルールを作ると、整理の負担が増すだけ。
しかも、破られやすい。
・ライブ情報のみ抽出しておけば、特に分類必要するする必要ない。

5.整理の目的を明確化↑

何のために整理するのか。整理の目的はスピード
その目的に沿った処理の範疇にとどめておく。

【その他】〜読んでいて、印象に残ったコメント〜↑

・勝ちパターンを過去の遺物にしない
過去に作成した資料の中でよい出来のものを「名作ファイル」と称してパソコンに保存し、それをひな形にして、仕事のスピード化を図る

≪整理のスキルは検索する技術≫↑

インターネットが発達し、数多くの情報が簡単に入手できるようになった現在、特に求められる整理のスキルは検索する技術である。
そこで、探せば出てくるものは保存しない

捨てる捨てないの分別を：↑

賞味期限がある情報やデータなどは捨てる。
アイデアや発想などの劣化しない情報は捨てずに保存しておく。

分類はテーマまたは時間軸で：↑

取っておく書類はテーマまたは時間軸のいずれかの軸で分類する。

時間軸とテーマの両方で分類する方が精度は高くなるが、最初はどちらかで分類してみる。

テーマは仕事に密着したものがよい。

パソコンフル活用　データ整理のコツ (32ページ)↑

“月刊アスキー 世界の勝ち組とWeb2.0 No.1を奪取できるビジネスヒント”のFlickrの解説など　(53ページ)
の内容も踏まえ、阪本，コメント

• ファイルは大まかに分類するのみ、タグをつけるのがよい。

・フォルダーに分けすぎると、いつかは分類出来なくなる。
・タグでは、ジャンルやフォルダ分けのような厳格な分類にありがちな破綻が生じない。
・googleディスクトップ検索ソフトをインストールしておき、キーワード検索やタイムラインで、検索できるようにしておく。

達人5人の生き残り体験に学ぶビジネス整理術の奥義より　コメント抜粋↑

17ページ
相手投手との対戦結果をすべてノートに記録　手作り整理術で、世界一に！
セントルイス・カージナルス　田口壮外野手

「気持ちの整理をつけて、自分にしか出来ない仕事をやるしかない。結局最後はそこに落ち着きますね。」

54ページ
人生の整理術　村上隆男　サッポロホールディング社長
「捨てることで時間を増やし、整理することで時間を捻出する。」

阪本